Hybride evenementen
Livestream of écht afspreken?
Sinds corona ontkomen we er niet meer aan: evenementen die deels digitaal plaatsvinden. Voor veel organisatoren is dit nog een flinke uitdaging. Maar wat zijn nu precies de voor- en nadelen van een hybride bijeenkomst of een livestream?
Met de technieken die er zijn, is een paneldiscussie, een spreker op afstand of een uitzending op meerdere locaties tegelijkertijd, perfect te organiseren. Goed advies en ervaren technische ondersteuning is daarbij belangrijk. Evenementenlocaties zijn vaak ervaren in het organiseren van hybride evenementen en weten daar de juiste oplossingen voor.
Zo kan er bij een kleine paneldiscussie makkelijk iemand via zoom inbellen. En wanneer tijdens een groter evenement niet alle sprekers en gasten live aanwezig kunnen zijn, kan er op afstand verbinding worden gemaakt met de spreker. Op deze manier kan iedereen toch aanwezig zijn bij de bijeenkomst.
Voordelen
- Verkorte reistijd
Zowel sprekers als gasten hoeven niet meer te reizen om bij een bijeenkomst aanwezig te zijn. Wanneer er verkeershinder is of treinen uitvallen, hoeven mensen alsnog niets te missen van een bijeenkomst, zo lang ze verbinding met internet hebben.
- Gericht onderwerpen volgen
Wanneer gasten alleen een deel van de bijeenkomst willen volgen, kan dat nu makkelijker. Bij een congres met veel verschillende onderwerpen kun je zo gasten aantrekken die wellicht niet naar het congres zouden afreizen voor één onderwerp, maar dit nu wel online willen volgen.
- Veilig samenkomen
Met de huidige situatie rondom corona is het lang niet altijd mogelijk om een evenement net zo groots aan te pakken als je zou willen. Door een hybride bijeenkomst te organiseren weet je wel zeker dat de bijeenkomst door kan gaan en dat er altijd genoeg gasten, digitaal en/of analoog, de bijeenkomst veilig bij kunnen wonen.
- Geen limiet aan aantal gasten
In drukke tijden zijn veel locaties al snel vol. Daardoor kan het voor komen dat de zalen die je kunt huren niet toereikend zijn voor het aantal geïnteresseerden dat je verwacht. Als je voor een livestream kiest, is het aantal gasten dat de bijeenkomst kan volgen, onbeperkt.
- Terug kijken
Om uiteenlopende redenen kan het fijn zijn om een bijeenkomst terug te kijken. Bijvoorbeeld om nog even scherp te krijgen wat die ene spreker precies zei. Of wanneer een gast de bijeenkomst door omstandigheden niet live heeft kunnen volgen. Bij een livestream zit vaak ook een opname van de uitzending. Zo is de inhoud van de bijeenkomst ook nog achteraf beschikbaar.
Nadelen
- Hogere kosten
Om meteen met de deur in huis te vallen: techniek brengt kosten met zich mee. Afhankelijk van je wensen kan dit enkele honderden tot zelfs duizenden euro’s bedragen. Hoe complexer de benodigde techniek, hoe hoger de prijs. Goede techniek hoeft echter niet per se de hoofdprijs te kosten. Vaak is er een middenweg of een simpele oplossing mogelijk. Evenementenlocaties kunnen je goed advies geven over welke techniek nodig is, voor jouw bijeenkomst. Het blijft natuurlijk wel zo dat de techniek je hybride evenement kan maken of kraken. Om zeker te zijn dat het succesvol verloopt is het verstandig om niet op techniek te besparen.
- Focussen
Bij een live bijeenkomst worden deelnemers getriggerd om op te letten. Voor hun neus gebeurt iets. Er is live interactie. Bij digitale bijeenkomsten is dit het voor veel mensen lastiger om zich lange tijd te concentreren. Zeker wanneer de hybride presentatie complexer is, wordt het lastiger om niet afgeleid te raken. De presentaties inkorten of een afwisselend digitaal programma kan een uitkomst bieden.
- Internetverbinding
Als organisatie kun je een hybride evenement tot in de puntjes voorbereiden. Maar wanneer het internet bij de kijkers niet werkt of slecht werkt, kan het voorkomen dat er toch minder gasten de bijeenkomst kunnen volgen. De opnames van een livestream bieden in deze situaties de perfecte uitkomst. Zo kunnen gasten die het hybride evenement hebben gemist, toch nog alles terug kijken.
- Netwerken
We kunnen er niet omheen. Een belangrijk onderdeel van bijeenkomsten is netwerken. Bij een digitale of hybride evenement, valt die mogelijkheid af. Het ontspannen bijpraten of elkaar ontmoeten bij de koffieontvangst, lunch of borrel is er dan niet bij.
Wil je weten hoe wij jouw hybride evenement kunnen verzorgen? Neem dan snel contact met ons op. Wij vertellen je graag wat we voor je kunnen doen!
Contact