Algemene Voorwaarden

Prijzen

Al onze prijzen zijn exclusief BTW en inclusief de kosten van bediening, schoonmaak (tenzij vooraf anders is overeen gekomen) et cetera. Behoudens arrangementen en producten uit onze keuken geschiedt facturering op nacalculatie. De door ons vastgestelde reserveringswaarde wijkt gemiddeld minder dan 2% af van de gefactureerde bedragen.

Prijsgarantie

De prijzen die in het reserveringsoverzicht aan u worden gecommuniceerd worden niet in de tussentijd verhoogd, zelfs indien u meer dan een jaar in de toekomst reserveert bij een locatie van Heirloom. Van deze prijsgarantie zijn schattingen op basis van nacalculatie uitgezonderd.

Betaling

Wanneer u uw optionele reservering omzet in een definitieve reservering ontvangt u van ons een aanbetalingsfactuur van 50% van de reserveringswaarde. Enkele dagen na uw bijeenkomst zenden wij u per mail de definitieve factuur toe.

De standaard betaaltermijn is 14 dagen. Voor huwelijken hanteren wij een betaaltermijn van 31 dagen, in verband met de huwelijksreis. Voor betalingen na de betaaltermijn verzoeken wij u een kredietbeperking van 2% van de hoofdsom te voldoen. Vanaf de tweede betalingsherinnering worden administratiekosten (per herinnering) en de wettelijke rente in rekening gebracht.

Opties

Opties zijn bij onze locaties geheel vrijblijvend en kunnen kosteloos worden geannuleerd. Vanwege de grote hoeveelheid aanvragen gelden er enige restricties. Wij plaatsen een optie op één datum. Voor aanvragen langer dan drie maanden in de toekomst zijn opties twee weken geldig, opties langer dan een maand van tevoren zijn één week geldig, opties binnen een maand drie dagen. Na deze termijn vervalt de optie niet automatisch, maar mochten wij u niet kunnen bereiken, dan vervalt uw optie.

Reserveringen

Reserveringen plaatsen wij op basis van vertrouwen: u kunt mondeling of per email reserveren en u betaalt achteraf per factuur. Wij verzenden u na uw mondelinge mededeling of bevestiging van uw optie een reserveringsbevestiging per email. Indien wij niet per ommegaande van u vernemen dat de reservering niet akkoord is, beschouwen wij deze als definitief.

Huisregels

Op onze locaties gelden een aantal huisregels. Deze huisregels vindt u hier.

Wijzigingen

Van elke wijziging in uw optie of reservering sturen wij een bevestiging per email. Wij gaan er vanuit dat u onze overzichten naloopt op alle details om er zeker van te zijn dat wij uw bijeenkomst geheel naar uw wens kunnen uitvoeren. Heeft u iets doorgegeven maar heeft u daarvan geen bevestiging ontvangen, neemt u dan contact met ons op. Mogelijk is de (bevestiging van de) wijziging niet goed (bij u) doorgekomen.

Annulering, gedeeltelijke annulering, afmelding en verhoging van aantal gasten

Op alle reserveringen zijn de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) van toepassing. Vooral artikel 9.4.2 inzake (gedeeltelijke) annuleringen is voor onze bedrijfsvoering relevant. U kunt de verkorte versie van de UVH bekijken of de volledige versie van de UVH.

Artikel 9.4.2 van de UVH stelt dat bij (gedeeltelijke) annulering 7 dagen of minder voor de datum van de bijeenkomst de klant gehouden is 100% van de reserveringswaarde te betalen. Ten gunste van onze gast hanteren wij hierop de volgende afwijkingen:

• Voor groepen tot en met 35 gasten kunt u tot 2 werkdagen van tevoren nog 1 gast kosteloos afmelden.
• Voor groepen boven de 35 gasten kunt u tot 2 werkdagen van tevoren zelfs nog 2 gasten kosteloos afmelden.
• Tot 7 dagen van tevoren kunt u het definitieve aantal gasten doorgeven behoudens een vermindering van de reserveringswaarde van meer dan 10%.

Indien uw gezelschap uit meer gasten bestaat dan in het meest recente reserveringsoverzicht is opgenomen, zal de factuur conform het aantal daadwerkelijk aanwezige gasten worden opgesteld.

Facturatie

Na afloop van uw bijeenkomst wordt de definitieve factuur verstuurd door de administratie van Heirloom. Wij sturen uw factuur per email toe. Indien u uw factuur per post wenst te ontvangen, verzoeken wij u dit voorafgaand aan uw bijeenkomst aan ons kenbaar te maken. Na verzending van de factuur kunnen wij geen wijzigingen meer aanbrengen in het factuuradres en eventuele factuurreferenties.

Wij verzoeken u daarom vriendelijk goed te letten op het bij ons bekende factuuradres en eventuele referentienummers, u vindt deze onderaan het reserveringsoverzicht. Bij facturen gericht aan crediteurenadministraties vermelden wij altijd de contactpersoon met telefoonnummer op de factuur. 

Inhoud facturen

Wij voldoen niet aan verzoeken onze factuur te richten aan een (rechts)persoon anders dan degene die bij ons de reservering plaatste. Ook weigeren wij een datum anders dan de datum waarop de gebeurtenis plaatsvond op de factuur te noemen, noch voldoen wij aan verzoeken artikelen of producten te vermelden anders dan geserveerd of geleverd.

Annulering opties of reserveringen op initiatief Heirloom

Met name vanwege hetgeen genoemd in de voorgaande alinea behouden wij ons het recht voor opties of reserveringen zonder opgaaf van reden te annuleren.

Onversterkte / akoestische (live) muziek en toegestane externe apparatuur

Op onze locaties (behalve de Geertekerk) is in principe uitsluitend onversterkte of akoestische (live) muziek toegestaan, bedoeld als achtergrondmuziek bij een diner of receptie, tot uiterlijk 23.00 uur. Muziek die op wat voor wijze dan ook versterkt wordt, dan wel bedoeld is om op te dansen, is niet toegestaan.

Apparatuur, al dan niet ter versterking van muziek, wordt vaak in flight cases aangeleverd. Deze cases geven zonder uitzondering schade aan vloeren, muren en deurposten. Het aanleveren van apparatuur in flight cases, van wat voor aard dan ook, is daarom niet toegestaan.

Indien u externe muziek of apparatuur heeft ingehuurd voor uw bijeenkomst is bovenstaande beperking mondeling aan u toegelicht en bevestigd in uw reserveringsoverzicht.

Mocht gedurende uw bijeenkomst blijken dat de door u ingehuurde muziek of apparatuur in strijd is met onze normen, factureren wij u een bedrag van € 1.000 vermeerderd met de werkelijke kosten van de ontstane schade. Daarnaast behouden wij ons het recht voor om de muziek of apparatuur toegang tot onze locaties te ontzeggen. Wij verzoeken u dringend dit goed en tijdig met ons af te stemmen.